Sie möchten Ihre Firma an einer Messe präsentieren? Tatsächlich gibt es kaum einen besseren Ort, um sich mit potenziellen oder bestehenden Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartnern von Angesicht zu Angesicht zu unterhalten. Eine Messe ist eine grossartige Gelegenheit – denn allzu oft sitzen wir in unseren Büros und haben nur selten die Möglichkeit, den Puls bei den Menschen direkt zu fühlen.
Soll Ihr Messeauftritt von Erfolg gekrönt sein, heisst es, gut vorbereitet zu sein und rechtzeitig mit der Planung zu beginnen. Denn mit einem chaotischen Stand und gestressten Mitarbeitenden darauf zu hoffen, Besucherinnen und Besucher von sich zu überzeugen, funktioniert eher schlecht als recht.
Citytrans an den Pharma Logistic Days 2023
Ende September 2023 war Citytrans zu Gast an den «Pharma Logistic Days 2023» in Basel. An der zweitägigen Messe durften wir viele Kontakte knüpfen und uns mit Profis aus der Branche zu aktuellen Trends und Entwicklungen, insbesondere zu Nachhaltigkeit, austauschen. Was für die Besucherinnen und Besucher unseres Messestandes locker vom Hocker wirkte, war jedoch zuvor minutiös geplant worden. Unsere Erfahrung möchten wir mit Ihnen teilen – deshalb überlassen wir Ihnen im Folgenden unsere Checkliste für einen gelungenen Messeauftritt. Damit fahren Sie gut und müssen das Rad nicht neu erfinden.
Strategische Überlegungen vor der Messe
Die Mutter aller Fragen, die Sie sich vor einem Messeauftritt stellen sollten, ist natürlich: Was wollen Sie mit und an der Messe erreichen? Eine klare Antwort auf diese Frage schafft Fokus – denn Fokus brauchen Sie, um Ihre Kräfte und Ressourcen zu bündeln und keine Streuverluste in Sachen Zeit und Geld zu erleiden.
Wenn Sie schon dabei sind, fragen Sie sich auch: Was ist die zentrale Botschaft unseres Standes? Wir zum Beispiel wollten in Basel Modernität, Fachwissen und Vielseitigkeit vermitteln.
Vorausschauend zu planen, heisst auch, bereits im Vorfeld zu überlegen, wie die nachhaltige Positionierung Ihrer Firma nach der Messe aussehen soll; so könnten Sie etwa bei den Besuchern Ihres Standes mit einer persönlichen E-Mail-Botschaft nachfassen oder über LinkedIn die neugewonnen Kontakte pflegen.
Wurde das Standkonzept erstellt und bewilligt? Check.
Ein gut geplanter Messestand ist die halbe Miete. Das Ziel sollte sein, sich professionell zu präsentieren und die Aufmerksamkeit der Besucher auf sich zu ziehen – denn an einer Messe ist es nicht anders als sonst auch: Die Konkurrenz ist nur ein paar wenige Schritte entfernt. Im Folgenden haben wir die Fragen für Sie aufgeführt, die Sie sich für die erfolgreiche Planung Ihres Standes stellen können:
- Sind die Kosten für die Messe bewilligt?
- Haben Sie sich beim Veranstalter angemeldet?
- Ist die Grösse und Platzierung des Standes bekannt?
- Haben Sie einen Hallenplan bekommen?
- Können Sie ein altes Standlayout verwenden oder müssen Sie einen neuen Stand konzipieren?
- Falls Sie den Stand neu konzipieren müssen: Können Sie Elemente eines alten Konzepts nutzen?
- Gibt es Stauraum für die Give-Aways? Wo sollen die Give-Aways platziert werden?
- Ist die Beleuchtung durch den Messeveranstalter gewährleistet? Ist der Blick auf zentrale Elemente Ihres Standes frei, zum Beispiel auf ein Bild oder ein Ausstellungsobjekt?
- Welches Produkt soll das Highlight Ihres Standes sein?
- Wurde das Standkonzept erstellt und bewilligt?
- Wer baut den Stand auf? Machen Sie das selbst oder ziehen Sie einen externen Messebauer bei?
- Sind die Zeiten für den Auf- und Abbau des Standes bekannt? Gibt es Anlieferslots und falls ja, ist Ihrer definiert?
- Sind die Stromanschlüsse bestellt und gibt es genügend Mehrfachsteckleisten und Verlängerungskabel?
Sorry, ich bin eher der introvertierte Typ…
Sie wissen ja: Es gibt solche und solche Menschen. Die einen lieben es, auf andere zuzugehen und blühen in sozialen Situationen erst richtig auf. Andere wiederum bekommen schon beim Gedanken an Smalltalk Kopfschmerzen und würden lieber tagelang im Keller Akten sortieren, als vor Publikum eine Präsentation zu halten. Deshalb sollten Sie die Mitarbeitenden, die Sie und Ihre Firma an einer Messe vertreten, sehr sorgfältig auswählen – nicht jeder ist geeignet. Aber da erzählen wir Ihnen nichts Neues.
Damit dennoch nichts vergessen geht bei der Personalplanung für die Messe, hier ein paar weitere Punkte:
- Haben Sie das Standpersonal definiert? Wer soll vom Verkauf mit dabei sein, wer von den Fachabteilungen? Sollen Lernende auch Gelegenheit erhalten, an der Messe «Manegen-Luft» zu schnuppern und erste Erfahrungen zu sammeln?
- Haben Sie das Standpersonal über die Messe informiert? Sind Urlaubspläne berücksichtigt und überschneiden sich nicht mit den Veranstaltungsdaten?
- Muss das Personal untergebracht werden? Wenn ja, in welcher Unterkunft?
- Haben Sie die Unterkunft fürs Personal gebucht?
- Wie sieht die Parksituation vor Ort aus? Gibt es Parkmöglichkeiten und sind die Parkplätze reserviert?
Darf ich Ihnen Feuer geben?
Natürlich ist es nicht erlaubt, in einer Messehalle zu rauchen. Die Frage im Titel ist mit einem Augenzwinkern zu verstehen und soll ein Hinweis darauf sein, genügend Give-Aways für die Besucherinnen und Besucher bereitzuhalten – ob Sie Feuerzeuge, Kugelschreiber, Kaffeetassen oder Regenschirme mitgeben möchten. Auch Snacks und Drinks sind eine gute Möglichkeit, Menschen an Ihrem Stand etwas Gutes zu tun und dabei mit ihnen ins Gespräch zu kommen. Prüfen Sie deshalb, ob Sie an die folgenden Dinge gedacht haben, um einen guten Eindruck bei Ihren Gästen zu hinterlassen:
- Ist das Catering vollständig? Zum Beispiel Schokolädli, Kaffee und Kaffeezubehör wie Milch und Zucker, Wasser mit und ohne Kohlensäure, Softgetränke, Salzstangen und Ähnliches?
- Ist Putzmaterial vorhanden, etwa für den Fall, dass etwas verschüttet wird?
- Sind Abfalleimer und Abfallsäcke vorbereitet?
Vergessen Sie auch nicht, genügend Visitenkarten bereitzuhalten, die Sie Ihren Besucherinnen und Besuchern mitgeben können. Auch wenn man sich heutzutage oft per LinkedIn oder Xing vernetzt – etwas Physisches in den Händen zu halten, verleiht einer neuen Bekanntschaft mehr Gewicht als eine rein virtuelle Verbindung.
Wir sind uns sicher: Wenn Sie für Ihre nächste Messe mit dieser Checkliste arbeiten, fahren Sie gut. Sollten Sie uns für Ihre nächste Messe als Logistiker buchen wollen, der das Material für Ihren Messestand hin- und wieder zurückbringt – nun, dann fahren Sie noch besser.